La data de 19 august curent, în cadrul SIA „e-Factura” au fost lansate noi funcționalități aferente procesului de anulare a facturii fiscale din statutul „Finisate”, emise în cadrul sistemului prin ciclul scurt.

Anularea facturii fiscale în SIA „e-Factura”, emise prin ciclul scurt, poate fi efectuată cu acceptul ambelor părți ale tranzacției, fiind necesar ulterior de asigurat evidența și raportarea corectă a datelor facturii fiscale, atât de către Furnizor, cât și de către Cumpărător.

În capitolul IV a Regulamentului cu privire la Sistemul informațional automatizat de creare și circulație a facturilor fiscale electronice „e-Factura”, aprobat prin Ordinul SFS nr. 317/2020 este descrisă și reglementată procedura de anulare a facturii fiscale în SIA „e-Factura”.

Procedura de anulare a facturii fiscale în SIA „e-Factura”, emisă prin ciclul scurt, se inițiază și se asigură integral în cadrul sistemului, doar de către Furnizor. Cumpărătorul nu efectuează nici o operațiune în cadrul sistemului „e-Factura” pentru anularea unei facturi fiscale emise prin ciclul scurt.

Formularul confirmării este aprobat prin Ordinul SFS nr. 449/2021 privind modificarea și completarea Regulamentului cu privire la sistemul informațional automatizat de creare și circulație a facturilor fiscale electronice „e-Factura”, aprobat prin Ordinul Serviciului Fiscal de Stat nr.317 din 26.06.2020. Confirmarea Cumpărătorului de anulare a facturii fiscale poate fi generată și imprimată în cadrul sistemul „e-Factura”, cu toate datele autocompletate.

Cumpărătorul, care deține acces la sistemul „e-Factura”, dispune de posibilitatea vizualizării facturii fiscale emise prin ciclul scurt și anulate de către „Furnizor”. Accesarea facturii fiscale respective se va efectua în statutul „Anulate” a sistemului. La deschiderea facturii fiscale, Cumpărătorul, de asemenea, va vizualiza textul motivului invocat de către Furnizor la anularea facturii fiscale și va deține opțiunea de descărcare a fișierului atașat la factura fiscală anulată.

În cazul imposibilității retragerii facturii fiscale emise prin ciclul scurt și necesar a fi supuse anulării, se admite încheierea acordului bilateral între contragenți, cu privire la acceptarea anulării documentului în cauză, cu indicarea motivului anulării.

Pentru anularea facturii fiscale în cadrul sistemului „e-Factura”, emise prin ciclul scurt, se vor parcurge următorii pași:

1. În statutul „Finisate” a sistemului, se va bifa factura fiscală necesar a fi anulată și din bara de meniu se va accesa compartimentului „Suplimentar”, opțiunea „Anulează”.

2. În pop-up-ul afișat poate fi generată Confirmarea privind anularea facturii fiscale, conform Anexei nr. 1 la Regulamentul aprobat prin Ordinul SFS nr. 317/2020. Pentru generarea acesteia se va indica textual motivul anulării facturii fiscale, care se va afișa și în formularul confirmării și se va accesa opțiunea „Generează confirmarea”.

3. Confirmarea generată în cadrul sistemului va fi completată automat cu datele facturii fiscale ce se va supune anulării, și anume: IDNO și denumirea furnizorului și a cumpărătorului, motivul anulării facturii fiscale, dacă acesta a fost indicat de către „Furnizor” până la generarea confirmării, numele și prenumele persoanei responsabile care a inițiat procesul de anulare, extras din contul de utilizator autentificat, precum și data inițierii anulării facturii fiscale.

Formularul Confirmării privind anularea facturii fiscale „e-Factura” poate fi descărcat și salvat pe stația de lucru sau imprimat.

4. Pentru imprimarea Confirmării se va accesa opțiunea cu simbolul imprimantei „Printează” și în fereastra următoare se va selecta imprimanta dorită, se va indica numărul de copii și se va accesa opțiunea „Imprimă”.

5. Pentru descărcarea și salvarea Confirmării pe stația de lucru, se va accesa opțiunea „Descarcă”, se va indica mapa de pe stația de lucru și se va accesa opțiunea „Salvează”.

6. Confirmarea de anulare a facturii fiscale, generată din cadrul sistemului și pentru care „Furnizorul va asigura semnarea de către Cumpărător sau acordul bilateral între contragenți cu privire la acceptarea anulării documentului, se va scana de către Furnizor și încărca în „SIA „e-Factura”, la factura fiscală pentru care s-a inițiat procesul de anulare. Pentru aceasta, dacă la proces se revine mai tărziu, fiind necesar de a obține semnătura cumpărătorului, se va identifica și bifa factura fiscală spre anulare, se va accesa compartimentul „Suplimentar”, se va accesa opțiunea „Anulează” și în pop-up-ul afișat se va accesa opțiunea „Încarcă Confirmarea”, motivul anulării facturii fiscale fiind păstrat din acțiunea anterioară.

7. Fișierul spre încărcare este necesar să fie, în mod obligatoriu, în format PDF. Astfel, în rubrica „Atașamente” se va accesa opțiunea „Adaugă un rând nou”, se va accesa opțiunea „Atașați fișierul”, ulterior opțiunea „Selectați fișierul de pe disc” cu indicarea mapei de pe stația de lucru în care s-a scanat și s-a salvat documentul cu dovada acceptării semnate de către Cumpărător de a anula factura fiscală, la final încărcând și atașând fișierul în cadrul sistemului „e-Factura” prin accesarea opțiunii „Deschidere”.

În cazul în care se necesită a fi adăugate mai multe fișiere la factura fiscală spre anulare, se va accesa opțiunea „Adaugă rând” și se va repeta acțiunile enumerate în pasul respectiv.

Dacă fișierul încărcat se necesită a fi șters la etapa respectivă, fiind selectat eronat, se va accesa opțiunea de ștergere de la finalul rândului „x”.

Mențiune! Din moment ce se va accesa ultima opțiune a procedurii de anulare, și anume „Anulează factura”, modificarea motivului anulării și a fișierelor atașate nu va fi posibilă.

8. Fișierului atașat se indică o denumire în celula „Subiect” și se accesează opțiunea „Anulează factura” pentru a definitiva procesul de anulare a facturii fiscale. În momentul accesării opțiunii respective, factura fiscală va trece automat în statutul „Anulate” la Furnizor și Cumpărător.

9. Atât Furnizorul cât și Cumpărătorul, dispun de posibilitatea vizualizării și verificării motivului anulării și documentelor confirmative anexate, la deschiderea facturii fiscale din statutul „Anulate”. Ambii contragenți dispun de posibilitatea de descărcare a fișierelor anexate întru verificarea acestora.

10. La imprimarea facturii fiscale anulate în formă verticală sau orizontală, pe diagonala documentului va fi afișat cuvântul „Anulat”.

Procesul de anulare a facturii fiscale emise prin ciclul scurt este diferit de cel de anulare a facturii fiscale emise prin ciclul lung, care va fi descris în articolul ulterior. Conform cadrului normativ în vigoare, cum ar fi Ordinul MF 118/2017, Ordinul SFS nr. 317/2020, factura fiscală expediată prin  ciclul scurt presupune semnarea acesteia în formă electronică de către „Furnizor”, după care tipărirea pe suport de hârtie, semnarea documentului cu semnătură olografă și transmiterea  acestuia spre acceptare și semnare olografă celorlalte părți (Transportator, Cumpărător). Reieșind din aceasta, acțiunile de anulare a facturii fiscale sunt similare în sensul efectuării operațiunilor de către Furnizor în cadrul sistemului „e-Factura”, iar de către „Cumpărător” oferirea acceptului pe suport de hârtie.

Sistemul „e-Factura” nu verifică textul fișierului încărcat în format PDF, prin urmare, responsabilitatea fiind pe seama Furnizorului. Cumpărătorul, la rândul său, deține posibilitatea de accesare a sistemului și verificare a acțiunilor întreprinse la acest capitol de către Furnizorul care i-a emis anterior factura fiscală.