Conform Ordinului MF nr. 118/2017 cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special „Factura fiscală” și a Instrucțiunii privind completarea acestuia, rândul 2 „Cumpărător/beneficiar” al facturii fiscale se completează cu denumirea entității în adresa căreia se livrează mărfuri sau care beneficiază de prestări servicii, specificate în coloana 10.1 a facturii fiscale, adresa juridică, codul fiscal, numărul de înregistrare ca plătitor de TVA (dacă acesta deține statut de plătitor de TVA), iar pentru persoanele fizice (cetățeni) – numele, prenumele și IDNP (codul personal).

În cazul emiterii facturii fiscale în cadrul sistemului „e-Factura”, toate datele necesare a fi completate în rândul 2 a facturii fiscale sunt completate automat de către sistem conform:

• codului IDNO pentru Cumpărătorul persoană juridică, în cazul în care acesta este înregistrat în Registrul de Stat al Unităților de Drept sau
• codului fiscal pentru Cumpărătorul care este luat la evidență fiscală de către SFS în Registrul Fiscal de Stat conform Ordinului SFS nr. 352/2017 cu privire la aprobarea Instrucțiunii privind evidența contribuabililor , cum ar fi gospodăriile țărănești, persoanele juridice sau organizații cu statut de persoană fizică nerezidentă care dețin obiecte impozabile pe teritoriul Republicii Moldova, persoanele juridice constituite în baza actelor normative, birourile asociate de avocați, birourile asociate ale executorilor judecătorești, birourile asociate ale notarilor, persoanele care desfășoară activitate profesională în domeniul justiției, persoanele care desfășoară activitate independentă, persoanele care desfășoară activitate în domeniul achizițiilor de produse din fitotehnie și/sau horticultură și/sau de obiecte ale regnului vegetal, persoanele fizice cetățeni străini şi apatrizi care dețin obiecte impozabile pe teritoriul Republicii Moldova sau care au obligații fiscale, dar nu dețin cod IDNP etc.

Alte date suplimentare decât codul fiscal al Cumpărătorului din RM nu trebuie să fie completate/adăugate de către Furnizor în boxa destinată codului fiscal sau IDNO. Excepție de la această regulă sunt doar datele Cumpărătorului persoană fizică (cetățean), pentru care la crearea facturii fiscale se va indica IDNP-ul, numele/prenumele și adresa. Pentru aceste date, sistemul pune la dispoziție trei boxe și în fiecare boxă se va completa doar datele solicitate, fără indicarea unor simboluri sau date suplimentare. Astfel, sistemul va valida informația introdusă cu datele din Registrul de stat al populației și, în cazul în care datele sunt incorecte, sistemul va afișa următorul mesaj informativ: „Verificați corectitudinea datelor introduse. Asemenea contribuabil nu există în Registrele de stat” și opțiunea de salvare a facturii fiscal va dispărea.

Totodată, avem situația când unii utilizatori ai sistemului „e-Factura”, în calitatea sa de Furnizori, la emiterea facturii fiscale introduc manual date suplimentare codului fiscal sau IDNO al cumpărătorului, cum ar fi semne de punctuație, codul TVA, codul fiscal al cumpărătorului, bară jos și codul fiscal al furnizorului etc. în celula destinată doar codului fiscal al Cumpărătorului. Urmare a acestor acțiuni, sistemul nu percepe codul fiscal introdus și nu identifică datele cumpărătorului în Registrele informaționale de stat, pentru care afișează mesajul informativ „Această companie nu a fost găsită în Registrul Fiscal” și pune la dispoziție opțiunea „Editează” sau „Adaugă contribuabil”.

Necunoscând, utilizatorul-Furnizor accesează opțiunea respectivă și completează denumirea și adresa cumpărătorului din RM în pop-ul afișat, astfel creând, la nivel de sistem, o companie cu date eronate, diferite de cele din Registrele informaționale de stat.

La momentul actual, companiile create de către un anumit utilizator al sistemului sunt ulterior vizualizate de către toți utilizatorii sistemului „e-Factura”. Indicând codul fiscal în celula „Cumpărător”, sistemul afișează lista codului fiscal din Registrul fiscal de stat și codurile fiscale create de către alți utilizatori, fapt care poate duce în eroare un ulterior „Furnizor” care întocmește factura fiscală.

În cazul în care se va întocmi o factură fiscală pe o companie creată manual în cadrul sistemului „e-Factura”, cu un cod fiscal inexistent în Registrele informaționale de stat, aceasta se va expedia automat prin ciclul mic după semnare și nu se va reflecta la Cumpărătorul pentru care de fapt a fost destinată. Asemenea facturi fiscale urmează a fi considerate ca fiind completate cu date eronate.

Menționăm că, în calitate de cumpărător, sistemul „e-Factura” poate fi utilizat doar de către contribuabilii înregistrați în Registrele informaționale de stat, pentru care datele reflectate sunt extrase, reflectate și validate exact precum sunt înregistrate în aceste Registre. Prin urmare, companiile care nu se regăsesc în cadrul Registrelor informaționale de stat nu dispun de posibilitatea accesării sistemului și de recepționare a facturilor fiscale prin ciclul lung și pentru aceste companii, inclusiv pentru cele cu coduri fiscale eronate, sistemul atribuie automat facturilor fiscale statutul „Finisate”.

În situațiile în care la introducerea codului fiscal al Cumpărătorului înregistrat în RM se afișează o listă cu mai multe înregistrări, din listă necesită a fi selectat codul fiscal care nu conține alte simboluri adiționale sau înregistrări formate din două coduri fiscale. La selectarea codului fiscal se va atrage atenția asupra mesajului de atenționare privind faptul că contribuabilul nu este înregistrat în sistemul „e-Factura”, mesaj afișat pentru toate înregistrările create de către utilizatorii sistemului „e-Factura”, precum și pentru cumpărătorii care niciodată nu au accesat sistemul cel puțin o dată.

Importantă este și operațiunea de selectare a codului fiscal corect din listă și nu de introducere a acestuia cu accesarea pe spațiu liber. În urma unei asemenea operațiuni, sistemul „e-Factura” la fel va afișa opțiunile „Editează” sau „Adaugă contribuabil”.

Aceasta a fost implementată și este destinată pentru crearea companiilor-Cumpărători nerezidente, care nu se înregistrează în RM la ASP sau nu se iau evidență fiscală la SFS și, prin urmare, nu se regăsesc în Registrele informaționale de stat.