În Republica Moldova, ca şi în alte state ale lumii, factura reprezintă un document contabil întocmit în cadrul unei tranzacții (operațiuni) economice de către partea furnizoare în favoarea părții beneficiare. Factura, de regulă, conține elemente prestabilite, necesare identificării şi evidenței contabile a operațiunii economice, precum şi deducerii impozitelor prevăzute de lege. Aceste elemente, pot include lista cu mărfurile (bunurile) vîndute sau serviciile prestate beneficiarului (clientului) de către furnizor, datele de identificare fiscală ale clientului, datele furnizorului, prețul unitar, cota TVA, cantitatea şi suma totală a facturii. Procesul de facturare este conceput deseori drept un proces ce literalmente are loc prin emiterea facturilor pe suport de hîrtie, întrucît este considerat că hîrtia are o valoare juridică sporită. Totuşi, în pofida acestor preconcepții, observăm astăzi că tehnologiile informaționale înregistrează o ascensiune rapidă privind lansarea şi utilizarea acestor tehnologii în rîndurile societății, făcînd astfel iminentă tranziția de la versiunea tradițională a facturii (pe suport de hîrtie) la versiunea electronică a acesteia. Această tendință se manifestă evidenţiat la nivel internațional, cu predilecție în țările membre ale Uniunii Europene (UE), iar Republica Moldova nu putea constitui o excepție de la acest trend de schimbări progresiste, avînd în vedere şi aspirațiile sale de aderare la UE. Astfel, la 11 februarie curent, Guvernul, prin intermediul Serviciului Fiscal de Stat şi Centrului de Guvernare Electronică, a lansat în regim pilot serviciul electronic „e-Factura”, fiind în premieră pentru Republica Moldova, dar şi pentru majoritatea ţărilor lumii, deoarece actualmente sunt doar cîteva state ce utilizează factura în format electronic. SIA „e-Factura” este destinat în special mediului business pentru asigurarea emiterii şi circulației on-line a facturilor şi facturilor fiscale. Acest serviciu se înscrie în programul de e-transformare, pe care Guvernul s-a angajat să-l implementeze pînă în anul 2020 - cînd toate serviciile publice urmează să fie digitizate. Serviciul „e-Factura” va fi implementat în trei etape: etapa pilot (11.03.2014), etapa experimentală (01.06.2014) şi etapa industrială (01.01.2014), prima etapă fiind deja în derulare. Pe tot parcursul celor trei etape, factura electronică emisă prin serviciul electronic „e-Factura” are valoare juridică şi se supune regulilor de întocmire prevăzute de normele legale în vigoare. „e-Factura” nu este obligatorie, fiind dezvoltată ca o soluţie de alternativă pentru a uşura activitatea agenților economici - furnizori, transportatori şi cumpărători de bunuri şi servicii, precum şi a SFS în procesul de administrare fiscală. Totodată, emiterea unei şi aceleiaşi facturi se va face utilizînd exclusiv una dintre cele două modalități, la alegerea emitentului: în formă electronică, prin serviciul „e-Factura” sau pe suport de hârtie. Pentru a reglementa domeniul a fost amendat Codul fiscal, în vederea introducerii termenului de factură în formă electronică. Este de menționat că serviciul include cele două tipuri de facturi reglementate de legislație: Factura şi Factura fiscală (în continuare ambele denumite – factură). La fel, factura în formă electronică respectă formatul, structura şi conținutul formularelor stabilite de Ordinele Ministerului Finanțelor nr. 115 din 06.09.2010 ”Cu privire la aprobarea şi completarea formularului tipizat de document primar cu regim special “Factură fiscală“ şi nr. 47 din 31.03.2010 ”Cu privire la aprobarea formularului tipizat de document primar cu regim special “Factură“ şi conţine marca temporală care certifică momentul emiterii şi aplicării semnăturii electronice a emitentului facturii, beneficiarului şi după caz a transportatorului. În calitate de participanți ai procesului de facturare, în serviciu sînt incluşi furnizorul, beneficiarul (cumpărătorul) şi transportatorul. „e-Factura” este o aplicație web de tip „SaaS” (Software as a Service) integrată cu serviciile guvernamentale de platformă „MSign”, „MPass”, „MLog” şi „MNotify”. Aplicația este găzduită în platforma tehnologică comună „MCloud” şi corespunde cerințelor de securitate inerente. Pentru semnarea facturilor în format electronic pot fi utilizate toate certificatele aferente semnăturii electronice disponibile în Republica Moldova, şi anume semnătura mobilă eliberată de operatorii de telefonie mobilă, semnătura digitală eliberată de Î.S. ”Centrul de Telecomunicații Speciale” şi semnătura electronică de autentificare eliberată de Î.S. „Fiscservinform”- administratorul tehnico-tehnologic al SFS. Serviciul garantează în acest sens autenticitatea şi integritatea conținutului facturii electronice, inclusiv pentru cazurile de litigii şi soluționării acestora în instanțele de judecată. Din punct de vedere al fluxurilor de emitere şi circulație, „e-Factura” presupune două scenarii de funcționare. Aşadar, conform scenariului 1, în serviciu trebuie să fie înregistrate toate cele trei părți constituente: Furnizor, Cumpărător, Transportator sau cel puțin două dintre acestea: Furnizor, Cumpărător. În acest caz, factura va fi generată de Furnizor, semnată digital cu 2 semnături, respectiv expediată la Transportator şi Cumpărător pentru examinare, acceptare şi semnare digitală. Factura va circula exclusiv în formă electronica între toate părțile, iar originalul facturii/facturii fiscale se va considera forma electronică a acesteia. În cazul tranzacțiilor cu mărfuri, serviciul permite tipărirea facturii pe suport de hîrtie simplă, fără semne speciale de protecție încorporate, care se va considera copia documentului electronic. Astfel, în procesul de transport a mărfii, aceasta poate fi însoțită de copia pe suport de hîrtie a facturii electronice, care conține un cod „QR” (Data Matrix) aplicat la tipărire. În rezultatul scanării codului enunţat - se afişează offline date generale despre factură şi o adresă de tip „URL securizat”, ce poate fi accesată on-line de reprezentanții organelor de stat investite cu drepturi de control pentru obţinerea mai multor detalii despre factură (pentru verificarea autenticității acesteia). Potrivit scenariului 2, în sistem poate fi înregistrat doar Furnizorul, care va crea şi semna digital factura în formă electronică, după care o va tipări pe suport de hîrtie fără semne speciale de protecție încorporate, o va semna olograf şi o va transmite celorlalte părți (Transportator, Cumpărător) spre acceptare şi semnare olografă. În acest caz, originalul facturii se va considera cel pe suport de hîrtie. Pentru acest scenariu, instrumentele de verificare a autenticității sînt similare scenariului 1. Avantajele e-Facturii Lansarea „e-Facturii” în Republica Moldova, reprezintă primul pas orientat spre racordarea la legislația comunitară (Directiva 2001/115/EC din 20 decembrie 2001 privind amendarea Directivei 77/388/EEC cu referire la simplificarea, modernizarea şi armonizarea condițiilor stabilite pentru facturare a taxei pe valoare adăugată; Recomandările Comisiei din 19.10.1994 privind aspectele legale ale schimbului de date electronice etc.), ce prevede liberalizarea emiterii facturilor în sensul abolirii regimului special al acestor documente şi trecerea domeniului dat din responsabilitatea statului în cea a emitenților. La această etapă, Guvernul s-a văzut obligat să preia inițiativa, respectiv să furnizeze un asemenea serviciu şi totodată să garanteze integritatea şi securitatea datelor. Chiar dacă domeniul facturilor nu a fost încă liberalizat în întregime, aşa cum statuează legislația comunitară, facturile fiind în continuare formulare tipizate de documente primare cu regim special emise, înseriate şi numerotate de Inspectoratul Fiscal Principal de Stat, pot totuşi fi enumerate o serie de avantaje pentru emitenții şi beneficiarii serviciului „e-Factura”, care aduc un plus de valoare domeniului dat, extrem de important pentru economia statului.

• Unul din avantajele primordiale pe care serviciul le introduce este posibilitatea de imprimare a facturilor prin intermediul serviciului „e-Factura” pe hîrtie simplă fără însemne speciale de protecție. Reglementarea regimului juridic al facturilor pe hîrtie simplă este prevăzută în Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 18 din 10.02.2014, ce operează modificări şi completări la Ordinele Ministerului Finanțelor nr. 115 din 06.09.2010 şi nr. 47 din 31.03.2010. Utilizarea facturii electronice reduce cheltuieli de procurare a formularelor pe hârtie specială, tipărirea facturilor, reduce cheltuielile legate de întreținerea personalului responsabil de gestionarea facturilor, reducerea cheltuielilor de întreținere a facturilor (cheltuieli de arhivă, depozitare, transportare etc.). În acelaşi timp, se va atrage atenția asupra faptului că „e-Factura” este un serviciu voluntar (alternativ), prin urmare formularele facturilor pe suport de hîrtie cu însemne de protecție pot circula în continuare în paralel cu facturile pe suport de hîrtie simplă şi respectiv facturile în formă electronică.

• Un alt avantaj derivă din art. 1181 alin.(3) din Codul fiscal, prin care este suprimată obligația de înregistrare în „Registrul General Electronic al Facturilor Fiscale” a facturilor fiscale generate prin serviciul „e-Factura”. Totodată, însă, pentru facturile fiscale emise pe suport de hîrtie specială care nu au fost generate în „e-Factura”, furnizorul este obligat să le înregistreze în SIA „Registrul General Electronic al Facturilor Fiscale” în conformitate cu art.1181 din Codul fiscal.

• Pot fi nominalizate de asemenea şi alte beneficii complementare, cum ar fi: creşterea operativității înregistrării datelor privind tranzacțiile, eliminând necesitatea adresării permanente la sursele informaționale pe mijloace de hârtie; reducerea riscului falsificării facturilor, bazată pe înregistrarea imediată, acceptarea, respingerea sau anularea; evitarea lacunelor şi erorilor efectuate de emitenți în urma emiterii facturilor; excluderea riscului pierderii facturilor, deoarece toată informația privind facturileemitentului şi beneficiarului se păstrează în serviciul „e-Factura”.

Etapele de înregistrare şi utilizare a SIA „e-Factura” pot fi vizualizate pe site-ul servicii.fisc.md