1. NOŢIUNI INTRODUCTIVE Odată cu semnarea Acordului de Asociere dintre Republica Moldova şi Uniunea Europeană la 27 iunie 2014 și ratificat la 13 noiembrie 2014 de către Parlamentul European, amplul proces de integrare europeană în care este implicată Republica Moldova presupune armonizarea în mare parte a legislaţiei naţionale cu acquis-ul comunitar. O componentă de bază a Acordului de Asociere o constituie Acordul de Liber Schimb Aprofundat şi Cuprinzător dintre ţara noastră şi Uniunea Europeană, care va transforma completamente nu doar relaţiile economice, comerciale sau investiţionale, dar şi întreg spaţiul economic al țării. Cu toate acestea, integrarea în Uniunea Europeană presupune, întâi de toate, o integrare vamală, care se exprimă printr-un proces de elaborare şi armonizare a legislaţiei naţionale, inclusiv a celei în domeniul vamal, conform principiilor acquis-ului comunitar. Preluarea şi aplicarea unor instrumente moderne în Republica Moldova în domeniul facilitării comerțului vizează în modul cel mai direct şi instituirea programului de Agent Economic Autorizat (Authorized Economic Operator, în continuare AEO) În ultimul timp Serviciul Vamal al Republicii Moldova, ca şi rezultat al proceselor indicate supra, a demarat implementarea mai multor reforme în domeniul vamal în vederea creării unui mediu antreprenorial competitiv, bazat pe principii de competență loială. Un loc aparte în cadrul acestora îi revine, indiscutabil, programului de Agent Economic Autorizat, care a fost implementat în Republica Moldova începând cu 01 ianuarie 2014 în corespundere standardele internaţionale și în special cu prevederile Convenţiei internaţionale privind simplificarea si armonizarea procedurilor vamale (Kyoto, 1974). Iar la 1 ianuarie 2017 au intrat în vigoare modificările, care au fost operate în vederea armonizării programului de AEO, cu cel al Uniunii Europene și practic transpun reglementările noului Cod Vamal al Uniunii nr. 952/2013, care a intrat în vigoare la 01 mai 2016. 2. CINE POATE DEVENI AEO? În sensul alin.(1) art. 1951 din Codul Vamal, orice agent economic care este rezident în sensul art. 5 pct. 5) din Codul Fiscal şi întruneşte condiţiile prevăzute la art. 1953 alin.(1) din Codul Vamal, în funcție de tipul autorizației solicitate, poate să solicite statutul de agent economic autorizat (AEO). De aici rezultă, că orice persoană juridică sau formă organizatorică cu statut de persoană fizică a cărei activitate este organizată sau gestionată în Republica Moldova sau al cărei loc de bază de desfăşurare a activităţii este Republica Moldova, poate deveni AEO doar după ce se atestă îndeplinirea condițiilor prevăzute de lege. Programul AEO este deschis tuturor agenților economici, inclusiv întreprinderilor mici și mijlocii, indiferent de rolul acestora în lanțul de aprovizionare internațional. Nu există nici o obligație legală pentru agenții economici de a deveni AEO, dimpotrivă decizia de a solicita sau nu acest statut le aparține 3. PROCESUL DE DEPUNERE ȘI DE ACCEPTARE A CERERII Procesul general care trebuie urmat atunci când se depune o cerere privind acordarea statutului de Agent Economic Autorizat este descris în Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizaţiei de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 647 din 07 august 2014 (cu modificările și completările ulterioare). Autorizaţia AEO se eliberează la solicitarea agentului economic, prin depunerea unei cereri la Serviciul Vamal. Cererea (a se vedea Anexa nr. 1) poate fi depusă de către solicitant sau reprezentantul împuternicit al solicitantului. La cerere se anexează declaraţia pe propria răspundere (a se vedea Anexa nr. 2), chestionarul de autoevaluare și următoarele informații generale:

1. Numele,prenumele proprietarilor/acționarilor principali, membrilor consiliului de administrație, precum și adresele părților respective;
2. Numele, prenumele persoanei responsabile de domeniul vamal în întreprinderea solicitantului;
3. Descrierea activităților economice ale solicitantului;
4. Detalii despre diferitele amplasamente ale întreprinderii solicitantului și o scurtă descriere a activităților din fiecare amplasament. Precizări despre modul în care solicitantul și fiecare locație acționează în lanțul de aprovizionare: în nume propriu și pe seama sa sau în numele și pe seama altei persoane;
5. Precizări cu privire la eventualele legături între solicitant și societățile de la care cumpără sau cărora le furnizează produsele;
6. Descrierea organizării interne a întreprinderii solicitantului. Se va anexa eventualele documente privind funcțiile/competențele fiecărui departament;
7. Numărul de salariați per total și ai fiecărui departament;
8. Numele principalilor conducători (director general, șefi de departament, administratori de servicii de contabilitate, responsabil de domeniul vamal etc.).
9. Descrierea procedurilor interne aplicate de obicei atunci când un salariat competent lipsește, temporar sau permanent;
10. Numele și funcția persoanelor care au competențe specifice în domeniul vamal în cadrul organizării întreprinderii solicitantului. Evaluarea nivelului cunoștințelor acestor persoane în ceea ce privește utilizarea instrumentelor informatice în domeniul vamal și privind chestiuni generale cu caracter comercial;
11. Acceptarea sau refuzul publicării informațiilor incluse în autorizația AEO în lista agenților economici autorizați pe pagina web a Serviciului Vamal

. Din momentul recepţionării cererii şi documentelor anexate, Serviciul Vamal, în termen de 10 zile lucrătoare, verifică informaţiile prezentate şi decide asupra acceptării acesteia. Serviciul Vamal trebuie să aibă toate informațiile necesare pentru a se afla în poziția de a efectua o verificare rapidă a cererii depuse în raport cu condițiile pentru acceptare. Cererea este acceptată atunci când sunt îndeplinite următoarele condiţii:

1. cererea respectă pct.3-6 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizaţiei de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 647 din 07 august 2014;
2. solicitantul este rezident în sensul art.5 pct.5) din Codul fiscal;
3. solicitantul este înregistrat la organele vamale ca participant la activitatea economică externă;
4. cererea nu se referă la o decizie care are acelaşi obiect ca o decizie anterioară adresată aceluiaşi solicitant, care a fost anulată sau retrasă pe parcursul a trei ani consecutivi anteriori cererii pe motiv că solicitantul nu a reuşit să îşi îndeplinească o obligaţie impusă în temeiul deciziei respective

. În cazul în care se constată că la momentul recepționării cererii, aceasta nu conţine toate informaţiile necesare, Serviciul Vamal cere solicitantului să furnizeze informaţiile relevante într-un termen-limită, care nu depăşeşte 30 de zile calendaristice de la data primirii cererii. Serviciul Vamal informează agentul economic cu privire la acceptarea cererii sale şi data de la care curge termenul respectiv. În cazul în care solicitantul nu furnizează informaţiile solicitate, în termenul stabilit de Serviciul Vamal în acest scop, cererea nu este acceptată. De îndată ce solicitantul primește notificarea că cererea a fost acceptată de Serviciul Vamal, se recomandă ca acesta să depună toate eforturile pentru a accelera întregul proces de autorizare. În special, se recomandă insistent revizuirea următoarelor puncte de-a lungul întregului proces de depunere a cererii:

• consolidarea informaţiilor legate de procesul de depunere a cererii AEO;
• furnizarea de informaţii - este recomandat ca unităţile/departamentele responsabile să fie conştiente de responsabilitatea specifică a acestora privind procesul/cerinţele AEO general(e) şi sunt pregătite să furnizeze informaţiile necesare în procesul verificării îndeplinirii condițiilor de acordare a statutului AEO;
• monitorizarea –agentul economic ar trebui să ia măsuri pentru a remedia deficienţele descoperite în timpul completării chestionarului de autoevaluare şi a reduce riscurile asociate, iar Serviciul Vamal ar trebui informate cu privire la aspectele legate de nerespectare. De asemenea, se recomandă informarea Serviciului Vamal cu privire la acţiunile întreprinse;
• consultarea cu Serviciul Vamal - înlăturarea oricărei neclarităţi înainte de a depune cererea pe care agentul economic ar putea să le aibă pentru a evita pierderea de timp şi de fonduri.

4. PROCESUL DE VERIFICARE A ÎNDEPLINIRII CONDIȚIILOR DE ACORDARE A STATUTULUI AEO Verificarea îndeplinirii condițiilor de acordare a statutului AEO se efectuează la nivel central, în conformitate cu prevederile art. 1951-1953 Cod Vamal și Normele metodologice privind modul de verificare a solicitanților și titularilor Certificatului AEO și a Autorizației pentru utilizarea procedurilor simplificate, aprobate prin Ordinul Serviciului Vamal nr. 483-O din 13.11.2014, de către subdiviziunea cu atribuții de verificare în domeniul AEO din cadrul Serviciului Vamal, care are competenţa de control pe întreg teritoriu vamal. Echipa de control este formată din cel puţin două persoane cu desemnarea şefului echipei. Din componența echipei fac parte colaboratorii vamali ai subdiviziunii responsabile, cu implicarea după necesitate a reprezentanţilor din subdiviziunile teritoriale de control ulterior, proceduri vamale sau alte subdiviziuni specializate din cadrul Serviciului Vamal, în funcţie de tipul de activitate al agentului economic. Trebuie de remarcat că procesul de control/verificare efectuat de autorităţile vamale înainte de acordarea oricărei autorizaţii vamale pentru a garanta că agentul economic respectă legislaţia naţională, precum şi cerinţele privind domeniul vamal, conform reglementărilor europene, este numit audit prealabil. În contextul AEO, auditul prealabil este auditul care urmează după depunerea cererii AEO şi urmăreşte să verifice dacă solicitantul îndeplineşte condițiile prevăzute la art. 1953din Codul Vamal al Republicii Moldova. Ca urmare a auditului prealabil, auditorul trebuie să fie capabil să:

• ia o decizie cu privire la îndeplinirea condiţiilor pentru acordarea statutului de AEO;
• identifice riscurile rămase şi să propună acţiuni suplimentare care trebuie întreprinse;
• identifice punctele în procedurile agentului economic care au nevoie de o monitorizare mai strictă şi să ofere consiliere solicitantului pentru a îmbunătăţi sau a consolida procedurile şi controalele relevante.

Odată fiind depuse, cererea şi documentele anexate sunt examinate în termen de până la 60 de zile calendaristice de la data acceptării cererii și documentelor anexate. În cazuri întemeiate şi justificate documentar, termenul dat poate fi prelungit cu cel mult 30 de zile calendaristice, cu informarea solicitantului. Pentru a realiza analiza riscurilor şi pentru a pregăti un audit efectiv şi eficient, este esenţial ca echipa de control să obţină informaţii cât mai multe şi cât mai relevante despre agentul economic. Informaţiile sunt colectate cu scopul de a:

• înţelege mai bine activitatea solicitantului şi mediul activităţii sale;
• obţine cea mai bună perspectivă de ansamblu asupra organizării activităţii, proceselor şi procedurilor agentului economic;
• elabora planul de audit în conformitate cu rezultatele evaluării riscurilor;
• pregăti auditul prealabil;
• verifica îndeplinirea condițiilor AEO.

Informaţiile care pot fi obţinute de echipa de control din diferite surse includ următoarele:

• baze de date interne;
• informaţii interne (rezultatul controalelor şi/sau auditului anterior; alte autorizaţii acordate sau retrase şi documentele justificative, analiza declaraţiilor vamale etc.);
• informaţii solicitate şi furnizate de alte autorităţi competente (ex. Ministerul Afacerilor Interne, Serviciul Fiscal de Stat, Agenția Servicii Publice,etc.);
• informaţii furnizate de solicitant (şi anume prin chestionarul de autoevaluare);
• informaţii disponibile public (ştiri, internet, studii, rapoarte etc.);
• orice alte informaţii relevante, inclusiv imagini, fotografii, materiale video, planul sediului întreprinderii etc.

Toate informaţiile colectate trebuie evaluate atent pentru a aprecia exactitatea şi relevanţa acestora pentru obiectivele auditului. Ar trebui să fie clar faptul că strângerea informaţiilor este un proces dinamic şi se poate întâmpla ca „informaţiile să ceară mai multe informaţii". Solicitantul trebuie să fie conştient de acest lucru şi pregătit să ofere autorităţii vamale orice informaţii suplimentare necesare. Chiar şi după ce este demarată examinarea, auditorii pot solicita şi colecta informaţii suplimentare relevante, care adaugă valoare rezultatului. De asemenea, ar trebui să se ţină seama de faptul că informaţiile se schimbă şi, uneori, acestea sunt valabile numai în momentul în care sunt colectate. Prin urmare, este important să se deţină cele mai recente şi actualizate informații. Ulterior, în baza informaţiilor acumulate, echipa de control elaborează planul de audit careva reprezenta orientarea specifică care trebuie să fie urmată în timpul efectuării auditului şi va specifica obiectivele, domeniul de aplicare şi metodele auditului. Planul de audit ar trebui elaborat în urma evaluării riscurilor şi ar trebui să reflecte informaţii despre:

• riscurile fiecărei zone, indicând punctele /aspecte relevante de verificat;
• o matrice de analiză a riscurilor;
• departamentele sau unităţile care vor fi controlate;
• conducerea şi personalul de intervievat;
• cum şi când ar trebui efectuat un anumit control al tranzacţiilor sau teste de securitate.

Verificările se vor efectua atât la sediul, cât şi în încăperile (spaţii de producţie, depozite etc.) agentului economic sau ale altor persoane legate direct sau indirect de respectarea condiţiilor de autorizare, care au drept obiectiv evaluarea riscurilor prezentate de un solicitant al statutului de AEO, precum şi evaluarea capacităţii solicitantului de a gestiona aceste riscuri. În cazul în care, în opinia echipei de control, solicitantul gestionează riscurile în mod eficient, acesta poate fi considerat ca fiind în măsură să obţină statutul de AEO. Acţiunea de audit şi resursele alocate ar trebui să se bazeze pe următorul principiu: „cu cât riscul este mai mare, cu atât nivelul de control este mai ridicat". Echipa de control în cadrul realizării activităţilor de control se va ghida de următorul proces de documentare a riscurilor prevăzut în Normele metodologice privind modul de verificare a solicitanţilor şi titularilor Certificatului AEO şi a Autorizaţiei pentru utilizarea procedurilor simplificate, aprobate prin Ordinul Serviciului Vamal nr. 483-O din 13.11.2014, după cum urmează: Etapa 1 – Înţelegerea activităţii economice a solicitantului 1) Prin combinarea mai multor tehnici, inclusiv vizitarea spaţiilor comerciale ale solicitantului, echipa de control va obţine o înţelegere deplină a tuturor aspectelor legate de activitatea economică a solicitantului. Echipa de control la această etapă va întreprinde, după caz, următoarele acţiuni:

• examinarea activităţii comerciale externe a solicitantului;
• evaluarea documentelor prezentate de către solicitant, inclusiv cererea şi chestionarul de autoevaluare completate(dacă acesta există);
• căutarea de informaţii accesibile publicului larg cum ar fi: pagini web, referinţe online şi articole, dările de seamă publice ale companiei etc.;
• obţinerea informaţiei de la alte autorităţi publice competente, cum ar fi rapoartele controalelor anteriore, informaţii ce ţin de istoricul plăţilor TVA, impozitului pe venit etc.

2) Echipa de control va înregistra informaţia acumulată la această etapă şi va formula o opinie preliminară privind corespunderea cerinţelor statutului solicitat. Etapa 2 – Clarificarea obiectivelor şi identificarea riscurilor

1. La această etapă se realizează evaluarea posibilelor domenii de interes pentru vizita la faţa locului în cadrul controlului. La selectarea domeniilor se va ţine cont de rolul solicitantului în cadrul lanţului de aprovizionare, dacă solicitantul a cerut statutul de AEOC, AEOS sau AEOF.
2. Ulterior se examinează legislaţia care reglementează activitatea agentului economic solicitant, precum şi impactul acesteia asupra activităţii de evaluare a riscurilor.
3. Reieşind din obiectivele stabilite, echipa de control trebuie să identifice potenţialele riscuri de neîndeplinire a condiţiilor de certificare pe care le-ar putea prezenta compania. Această activitate va fi realizată atât înainte de efectuarea vizitei, reieşind din informaţiile acumulate anterior, cât şi în timpul vizitării agentului economic supus controlului. Pentru a facilita acest proces, echipa de control poate întocmi o listă a pericolelor, riscurilor şi soluţiilor posibile. Lista riscurilor posibile aferente activităţii economice a solicitantului poate, apoi, servi drept referinţă pentru activităţile de la etapa următoare. Pe baza analizei riscurilor, echipa de control va pregăti planul de control/auditului.
4. Planul de control este aprobat de către şeful echipei de control şi, la necesitate, poate fi modificat şi completat.

Etapa 3 – Evaluarea riscurilor

1. Această etapă, în mare parte, se va desfăşura în cadrul vizitei la faţa locului.
2. Odată cu iniţierea controlului la faţa locului, membrii echipei trebuie să prezinte reprezentantului agentului economic supus controlului legitimaţia de serviciu, ordinul privind desfăşurarea controlului precum şi planul controlului/auditului.
3. Evaluarea riscului va cuprinde următoarele acţiuni

:

• intervievarea angajaţilor relevanţi, observare şi analiză;
• confirmarea informaţiei generale privind activitatea economică externă a companiei, obţinute la etapa 1;
• explicarea obligaţiei solicitantului de a gestiona conformarea condiţiilor şi de a respecta prevederile legale;
• explicarea procedurii de control şi a celei de evaluare;
• inspectarea spaţiilor solicitantului pentru a observa procesele operaţionale în practică; în cazul în care agentul economic îşi desfăşoară activitatea în mai multe locuri în Republica Moldova, echipa de control va vizita fiecare spaţiu comercial (în funcţie de varietatea activităţilor care au loc în acele spaţii);
• înţelegerea şi înregistrarea proceselor interne ale solicitantului relevante domeniilor de risc, identificate la etapele precedente. Procesele pot fi înregistrate în formă narativă sau prin utilizarea unor astfel de instrumente, cum ar fi cartografierea lor;
• identificarea şi înregistrarea riscurilor pe care le prezintă procesele şi practicile interne ale agentului economic;
• identificarea şi evaluarea sistemului de controale interne utilizate de agentul economic care au impact asupra riscurilor identificate;
• evaluarea riscurilor, atât din punctul de vedere al impactului, cât şi al probabilităţii, prin prisma controalelor interne identificate;
• în vederea clarificării aspectelor activităţii agentului economic, relevante pentru cerinţele de certificare sau autorizare, membrii echipei de control pot solicita informaţii de la orice entitate care este legată, direct sau indirect, cu domeniul supus controlului.

Etapa 4 – Acţiuni de răspuns la risc

1. Drept urmare a folosirii tuturor informaţiilor acumulate, în special evaluarea riscurilor la etapa 3, echipa de control va identifica (dacă este cazul) care riscuri semnificative rămân negestionate de către solicitant.
2. Echipa poate conlucra cu solicitantul pentru a ajuta la dezvoltarea controalelor interne sau propune modificări la modul de realizare a proceselor interne pentru a gestiona acele riscuri rămase.

Verificările efectuate în timpul auditului şi concluziile auditorilor ar trebui să fie documentate cu exactitate. Este necesar să se documenteze ceea ce s-a realizat şi nu doar să se colecteze dovezi şi informaţii. Acest lucru este important atât pentru Serviciul Vamal în cadrul întregului proces de autorizare, inclusiv gestionarea autorizării, cât şi pentru agentul economic. La sfârșitul tuturor acestor acţiuni, echipa de control va întocmi un Act de control final în două exemplare originale, în care se consemnează concluziile auditului. Actul final şi documentaţia de audit ar trebui să includă următoarele informaţii într-un mod clar şi sistematic:

• o perspectivă generală clară asupra agentului economic (activitatea, rolul în lanţul de aprovizionare, modelul de afaceri, activităţile asociate domeniului vamal etc.);
• o descriere clară şi precisă cu privire la acţiunile întreprinse pentru verificarea îndeplinirii condițiilor AEO;
• o descriere clară a zonelor de risc identificate, precum şi orice măsuri de urmărire propuse solicitantului;
• recomandarea clară cu privire la posibilitatea de a acorda sau nu statutul în funcţie de rezultatul activităţilor de audit. în cazul în care statutul de AEO nu se acordă, justificări complete şi detaliate pentru neacordarea statutului;
• o perspectivă generală asupra profilului de risc AEO şi, în cazul în care statutul de AEO este acordat, orice recomandări pentru monitorizare şi/sau reevaluare.

Prin urmare, Actul final şi documentaţia de audit sunt documente extrem de importante care reflectă activitatea de ansamblu deja efectuată (analiza de risc, planificarea auditului, controalele şi vizitele la sediile solicitantului, informaţiile primite de la alte autorități, profilul de risc al agentului economic), într-un mod succint şi sistematizat, şi care conţin indicaţii clare cu privire la acţiunile viitoare. Se recomandă ca înainte de întocmirea actului final şi a documentaţiei de audit, în cazul în care apar neclarităţi, auditorul trebuie să reconfirme împreună cu agentul economic faptele descrise în actul final. 5. DECIZIA DE ACORDARE A STATUTULUI AEO Decizia Serviciului Vamal privind acordarea sau neacordarea statutului de AEO se bazează pe informaţiile colectate şi analizate în cadrul diferitelor etape ale procesului de autorizare, de la primirea cererii depuse până la momentul în care procesul de audit a fost complet finalizat. Pentru a permite Serviciului Vamal să adopte decizia, următorii factori ar trebui luaţi în considerare:

• toate informaţiile cunoscute anterior despre solicitant de către subdiviziunea competentă, inclusiv formularul de cerere AEO, împreună cu chestionarul de autoevaluare completat, şi toate celelalte informaţii relevante furnizate în procesul de audit. Ar putea fi necesar ca aceste informaţii să fie verificate din nou şi, în unele cazuri, actualizate, pentru a lua în considerare posibilele modificări care ar fi putut avea loc în perioada de la data primirii şi a acceptării cererii până la sfârşitul procesului de autorizare şi emiterea deciziei finale;
• toate concluziile relevante la care a ajuns auditorul în cursul procesului de audit;
• rezultatele oricărei alte evaluări a procedurilor solicitantului, care a avut loc din alte motive de control.

Este de menționat că la sfârşitul procesului de audit şi înainte de a lua decizia finală, Serviciul Vamal preavizează solicitantul, în special în cazul în care concluziile sunt susceptibile să conducă la o decizie negativă şi îi acordă posibilitatea să îşi exprime punctul de vedere în scris şi să furnizeze informaţii suplimentare cu intenţia de a obţine o decizie pozitivă, în termen de 30 de zile calendaristice de la data la care primeşte aceste informaţii, înainte ca cererea să fie efectiv respinsă. Solicitantul ar trebui să fie avertizat că neformularea unui răspuns în acest termen se va interpreta ca o renunţare la dreptul de a fi ascultat. În cazul în care o persoană indică faptul că doreşte să renunţe la acest drept, acest fapt ar trebui înregistrat şi păstrat ca dovadă că solicitantului i s-a oferit posibilitatea de a răspunde. La adoptarea deciziei, actul final al echipei de audit competente are un rol esenţial în ceea ce priveşte respectarea sau nerespectarea condițiilor AEO de către solicitant. Astfel, în cazul respectării de către solicitant a condițiilor de acordare a statutului AEO, Serviciul Vamal, potrivit pct. 14 și pct. 19 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizației de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 647 din 07.08.2014, va emite Autorizația AEO (a se vedea Anexa nr. 3), care produce efecte începând cu a cincea zi lucrătoare de la data emiterii. Autorizația AEO se emite pe o perioadă nelimitată. Cu toate acestea, Serviciul Vamal îşi rezervă drepturile legale de a monitoriza continuu pe tot parcursul valabilităţii Autorizației toate condiţiile în baza căruia a fost emisă, şi chiar să suspende sau să retragă Autorizația AEO. Odată cu acordarea statutului, trebuie să se facă o diferenţă între monitorizare şi reevaluare. Monitorizarea se realizează continuu de către autorităţile vamale prin supravegherea activităţilor zilnice ale AEO, inclusiv vizitele la sediul acestuia. Aceasta are drept obiectiv detectarea timpurie a oricărui semnal de nerespectare şi va conduce la acţiuni prompte în cazul în care sunt detectate dificultăţi sau nerespectări. Reevaluarea implică detectarea unor nereguli şi întreprinderea unor acţiuni pentru a verifica dacă agentul economic respectă condițiile AEO. În acest context, este clar că monitorizarea poate declanşa reevaluarea. 6. GESTIONAREA AUTORIZAȚIEI AEO 6.1. Monitorizarea Monitorizarea periodică este responsabilitatea principală a titularului statutului AEO. Aceasta ar trebui să facă parte din sistemele sale de control intern. Agentul economic ar trebui să îşi examineze procesele, riscurile şi sistemele pentru a reflecta orice schimbări semnificative în cadrul operaţiunilor sale. Serviciul Vamal trebuie să fie informat fără întârziere în legătură cu orice factor care apare după ce a fost acordat statutul AEO, care poate influenţa menţinerea sau conţinutul acesteia. În conformitate cu articolul 1951 alineatul (2) Cod Vamal, statutul de AEO face obiectul unei monitorizări. Monitorizarea este realizată în mod continuu de către autorităţile vamale, inclusiv prin monitorizarea activităţilor zilnice ale AEO şi vizitele la sedii. Aceasta are drept obiectiv detectarea timpurie a oricărui semnal de nerespectare şi va conduce la acţiune promptă în cazul în care sunt detectate dificultăţi sau nerespectări a condițiilor AEO. În plus, luând în considerare faptul că perioada de valabilitate a autorizaţiei AEO nu este limitată, este foarte important ca toate condiţiile statutului de AEO să fie evaluate periodic. În acelaşi timp, monitorizarea va conduce, de asemenea, la o mai bună înţelegere a activităţii AEO, care ar putea chiar determina organele vamale să recomande titularului AEO un mod mai bun şi mai eficient de utilizare a regimurilor vamale şi a reglementărilor vamale în general. Conform normelor metodologice, monitorizarea conformării titularului autorizației AEO se realizează conform unui plan anual de monitorizare, aprobat de Serviciul Vamal. Planul de monitorizare se elaborează în baza evaluării riscurilor, luând în considerare următoarele:

1. rezultatele controlului anterior, implicit profilul de risc al agentului economic şi implementarea recomandărilor oferite la etapele de control şi monitorizare precedente;
2. schimbările în activitatea agentului economic semnalate de acesta sau identificate de organul vamal;
3. verificarea, prin sondaj, a declaraţiilor vamale ale titularului autorizației AEO şi a rezultatelor controalelor vamale aplicate;
4. analiza informaţiilor din bazele de date disponibile Serviciului Vamal;
5. rezultatele controalelor ulterioare, altele decât cele de monitorizare sau reevaluare;
6. orice alte activităţi de control vamal, planificate şi efectuate de către subdiviziunile Serviciului Vamal.

O atenţie deosebită se va acorda, de asemenea, cazurilor în care agentul economic căruia i s-a acordat statutul de AEO este constituit de mai puţin de trei ani. În cazul în care o autorizație AEO a fost eliberată unui agent economic înregistrat la organul înregistrării de stat mai puțin de trei ani, se asigură o monitorizare atentă în primul an de la data acordării statutului AEO. În cazul în care în procesul de monitorizare a conformării se constată că agentul economic nu tratează în mod adecvat riscurile identificate prin nerespectarea unor condiții de acordare a statutului AEO, acesta este informat, prin întocmirea unui proces-verbal, de examinare preliminară a rezultatelor monitorizării, și i se oferă,un termen de 30 zile calendaristice, de la data comunicării să prezinte argumentele și/sau să remedieze situația. În cazul în care în termenul stabilit, situația nu a fost remediată, Serviciul Vamal suspendă autorizația AEO pe o perioadă de 30 zile calendaristice pentru ca acesta să poată lua măsurile necesare pentru soluționarea problemelor. În cazul în care titularul AEO a înlăturat problemele şi încălcările identificate, cea ce a condus la remedierea situaţiei, Serviciul Vamal anulează suspendarea, informând AEO. Suspendarea poate fi anulată înainte de expirarea termenului de suspendare. Iar în cazul în care titularul nu a întreprins măsurile necesare şi nu a lichidat neajunsurile depistate, pentru a se conforma cerinţelor, până la expirarea termenului suspendării, autorizația AEO este retrasă. 6.2. Reevaluarea Conform pct. 44 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizației de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 647 din 07.08.2014, Serviciul Vamal purcede la o reevaluare a autorizației AEO ca urmare:

• a modificărilor legislaţiei vamale ce reglementează condițiile de autorizare AEO; a monitorizării efectuate;
• a informaţiilor furnizate de către titularul autorizației sau de către alte autorități competente.

În funcţie de motivul reevaluării, acesta poate conduce la reevaluarea totală sau parţială a condițiilor. 6.3. Suspendarea Suspendarea statutului de AEO înseamnă că o autorizaţie acordată nu este valabilă pentru o anumită perioadă de timp. În conformitate cu pct. 32 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizației de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 647 din 07.08.2014, Autorizaţia AEO se suspendă în următoarele cazuri:

• se constată nerespectarea unor condiţii de acordare a statutului;
• titularul autorizaţiei solicită respectiva suspendare deoarece se află temporar în imposibilitatea de a îndeplini condiţiile prevăzute în autorizaţie sau de a se conforma obligaţiilor care îi revin prin această autorizaţie;
• există motive suficiente pentru a considera că AEO a comis o încălcare a legislaţiei vamale.
• Utilizarea în mod neautorizat a logoului AEO.

Înainte de a adopta o decizie privind suspendarea autorizaţiei AEO în temeiul pct.32 lit.a) sau d) Serviciul Vamal preavizează AEO, care este în drept să remedieze situaţia şi/sau să-şi prezinte argumentele în termen de 30 de zile calendaristice de la data comunicării. În cazul în care titularul autorizaţiei AEO preavizat nu remediază situaţia menţionată în termen de 30 de zile calendaristice, Serviciul Vamal informează agentul economic de faptul că statutul său de AEO se suspendă pe o perioadă de 30 de zile calendaristice, pentru ca acesta să poată lua măsurile necesare pentru soluţionarea problemelor. În cazul în care titularul AEO a înlăturat problemele şi încălcările identificate, cea ce a condus la remedierea situaţiei, Serviciul Vamal anulează suspendarea, informând AEO. Suspendarea poate fi anulată înainte de expirarea termenului de suspendare. În cazul lit. c), statutul AEO se suspendă pe întreaga durată a procesului contravenţional, în conformitate cu prevederile Codului vamal al Republicii Moldova şi ale Codului contravenţional al Republicii Moldova, sau pe întreaga durată a procesului penal, conform Codului de procedură penală al Republicii Moldova. În cazul în care AEO se află temporar în incapacitate de a respecta condiţiile de acordare a statutului, prevăzute în art.1953 al Codului vamal al Republicii Moldova, acesta poate cere suspendarea autorizaţiei, informând Serviciul Vamal şi comunicând toate măsurile prevăzute, precum şi termenul de punere în aplicare a acestora. În cazul în care agentul economic autorizat nu-şi remediază situaţia în perioada indicată în notificarea sa, Serviciul Vamal îi poate acorda un termen suplimentar, dar nu mai mult de 30 de zile calendaristice, cu condiţia că acesta să fi acţionat cu bună-credinţă. În cazul în care AEO nu a întreprins măsurile necesare pentru a se conforma cerinţelor în perioada de suspendare, Serviciul Vamal retrage autorizaţia. Este de menționat, că dacă un agent economic deţine în acelaşi timp autorizaţia AEOC şi AEOS, iar condiţiile prevăzute la art.1953 alin.(1) pct.5) din Codul vamal al Republicii Moldova sunt singurele pe care agentul economic în cauză nu le îndeplineşte, autorizaţia AEOC se suspendă, însă autorizaţia sa AEOS rămâne valabilă. În cazul în care AEO a întreprins măsurile necesare pentru a se conforma cerinţelor şi ca urmare au fost înlăturate toate cauzele de suspendare a autorizaţiei AEOC, Serviciul Vamal anulează suspendarea, cu informarea agentului economic. Iar dacă un agent economic deţine în acelaşi timp autorizaţia AEOC şi AEOS, iar condiţiile prevăzute la art.1953 alin.(1) pct.6) din Codul vamal al Republicii Moldova sunt singurele pe care agentul economic în cauză nu le îndeplineşte, autorizaţia AEOS se suspendă, însa autorizaţia sa AEOC rămâne valabilă. În cazul în care AEO a întreprins măsurile necesare pentru a se conforma cerinţelor şi ca urmare au fost înlăturate toate cauzele de suspendare a autorizaţiei AEOS, Serviciul Vamal anulează suspendarea, cu informarea agentului economic. 6.4. Retragerea În conformitate cu pct. 40 din Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizației de agent economic autorizat, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 647 din 07.08.2014, Autorizaţia AEO se retrage în următoarele cazuri:

1. AEO cu autorizaţia suspendată nu a întreprins măsurile necesare şi nu a lichidat neajunsurile depistate, pentru a se conforma cerinţelor, până la expirarea termenului suspendării;
2. AEO a comis o încălcare a legislaţiei vamale, iar sancţiunea aplicată pentru aceasta a devenit irevocabilă conform unei proceduri legale. În acest caz se aplică în mod corespunzător excepţiile şi consideraţiile stipulate art.1953 alin.(1) pct.3) din Codul vamal al Republicii Moldova;
3. la solicitarea AEO;
4. În cazul în care AEO utilizează logoul pe perioada suspendării autorizaţiei AEO.

Dacă Serviciul Vamal decide asupra unei retrageri a autorizației AEO, o nouă cerere pentru autorizaţia AEO nu va fi acceptată timp de trei ani de la data retragerii. În concluzie menționăm, că programul AEO se bazează în principal pe parteneriatul autorităților vamale cu agentul economic. Rolul deosebit pe care îl comportă agentul economic care deține statut de AEO constă în faptul că acesta este un partener de încredere al autorității vamale, ce poartă o emblemă care certifică competența, transparența și profesionalismul cu care el desfășoară operațiuni vamale. Acest lucru implică faptul că relația dintre autoritățile vamale și AEO ar trebui să se bazeze întotdeauna pe principiile de transparență reciprocă, corectitudine, echitate și responsabilitate.

Anexa nr.1 la Regulamentul privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizației de agent economic autorizat

Cerere de acordare a statutului de agent economic autorizat (conform Regulamentului privind procedura de eliberare, suspendare şi retragere a autorizației de agent economic autorizat)

Instrucțiuni de completare a cererii de acordare a statutului de agent economic autorizat:

1. Solicitantul: se va menționa numele complet al agentului economic care prezintă cererea.
2. Statutul juridic al solicitantului: se va menționa forma juridică de organizare cum este indicat în actul de constituire.
3. Data constituirii: se va menționa, în cifre, ziua, luna și anul constituirii.
4. Numărul de identificare (IDNO): se va indica codul numeric unic, atribuit de organul înregistrării de stat (IDNO);
5. Adresa sediului: se va menționa adresa completă a locului unde a fost constituită întreprinderea dumneavoastră.
6. Sediul activității principale: se va menționa adresa completă a locului unde este desfășurată activitatea principală a întreprinderii dumneavoastră.
7. Persoana de contact: se va indica numele, prenumele complet, numărul de telefon sau de fax și e-mailul persoanei desemnate în cadrul întreprinderii ca punct de contact pentru consultare de către autoritatea vamală cu ocazia examinării cererii.
8. Adresa poștală: se va completa doar dacă această adresă diferă de cea a sediului.
9. Sectorul economic de activitate: se va descrie activitatea exercitată.
10. Statul (statele) cu care se desfășoară activități vamale: se va menționa codul (codurile) ISO alpha-2 al (ale) țării (țărilor) respective.
11. Tipul de autorizație solicitată: se va marca cu o „X” căsuța corespunzătoare.
12. Informații cu privire la trecerea frontierei: se va indica posturile vamale folosite pentru trecerea frontierei de stat.
13. Simplificări sau facilități deja acordate, certificate: dacă s-au acordat deja simplificări prevăzute de Codul Vamal al Republicii Moldova, se va indica tipul simplificării și numărul autorizației sau certificatului.
14. Biroul vamal de gestionare a documentației vamale. se va menționa adresa completă a biroului vamal competent în raza căruia își desfășoară activitatea agentul economic.
15. Biroul de contabilitate principală: se va menționa adresa completă a biroului unde este desfășurată activitatea contabilă agentul economic.
16. Numele, prenumele, funcția semnatarului, semnătura, data, locul ștampilei, numărul de anexe:
17.  

Numele, prenumele: se va indica numele și prenumele solicitantului; Funcția semnatarului: se va preciza funcția semnatarului; Semnătura: Semnatarul trebuie să fie aceeași persoană care reprezintă întreprinderea solicitantului în ansamblu. Data: se va indica data; L.Ș.: locul ștampilei; Numărul de anexe: solicitantul furnizează următoarele informații generale în anexe:

1. Numele, prenumele proprietarilor/acționarilor principali, membrilor consiliului de administrație, precum și adresele părților respective.
2. Numele, prenumele persoanei responsabile de domeniul vamal în întreprinderea solicitantului.
3. Descrierea activităților economice ale solicitantului.
4. Detalii despre diferitele amplasamente ale întreprinderii solicitantului și o scurtă descriere a activităților din fiecare amplasament. Precizări despre modul în care solicitantul și fiecare locație acționează în lanțul de aprovizionare: în nume propriu și pe seama sa sau în numele și pe seama altei persoane.
5. Precizări cu privire la eventualele legături între solicitant și societățile de la care cumpără sau cărora le furnizează produsele.
6. Descrierea organizării interne a întreprinderii solicitantului. Se va anexa eventualele documente privind funcțiile/competențele fiecărui departament.
7. Numărul de salariați per total și ai fiecărui departament.
8. Numele principalilor conducători (director general, șefi de departament, administratori de servicii de contabilitate, responsabil de domeniul vamal etc.). Descrierea procedurilor interne aplicate de obicei atunci când un salariat competent lipsește, temporar sau permanent.
9. Numele și funcția persoanelor care au competențe specifice în domeniul vamal în cadrul organizării întreprinderii solicitantului. Evaluarea nivelului cunoștințelor acestor persoane în ceea ce privește utilizarea instrumentelor informatice în domeniul vamal și privind chestiuni generale cu caracter comercial.
10. Acceptarea sau refuzul publicării informațiilor incluse în autorizația AEO în lista agenților economici autorizați pe pagina web a Serviciului Vamal

LIDIA ABABII - Inspector principal secția AEO și proceduri simplificate, Direcția organizarea controlului vamal și facilitarea comerțului

via | Revista VAMA