Всё записываем. Планы обязательно должны быть на бумаге. Если вы не ведете записи, оценить реальную эффективность управления временем невозможно. Устанавливаем четкие, но реальные дедлайны. Установив четкий срок выполнения задачи, мы настраиваем себя на эффективную работу. Если же дедлайна нет, то мы обычно никак не можем начать выполнение, нам кажется, что время ещё есть. Расставляем приоритеты. Эффективно двигаться к цели поможет разбивка дел по принципу срочности и важности. Для этого используем матрицу Эйзенхауэра. Срочные и важные дела. Это те задачи, которые нужно выполнить быстро или же к четко определенному сроку. Невыполнение таких задач грозит неприятными последствиями: лишением премии, увольнением, ухудшением здоровья и т.п. Внесите в этот сектор свои горящие дела, и вы увидите, что необходимо сделать в первую очередь. Впоследствии старайтесь, чтобы данный сектор был пуст или почти пуст. Если в нем постоянно целый список задач, значит вы живете в стрессе из-за неправильного тайм- менеджмента. Несрочные и важные дела. Это то, что запланировано, но «терпит». Например, составление ежемесячного отчета, подготовка к предстоящему мероприятию, разработка новой концепции, обучение, работа над собой и т.д. Такие задачи важны в перспективе. Если их долго откладывать, они переходят в категорию «срочных и важных» и возникает аврал. Дела срочные, но не важные. По сути, это ежедневная рабочая «текучка»: проверка почты, текущие звонки, обсуждения и т.п. К этой же категории относится большинство дел по дому. Часто многие из таких задач мы откладываем на далекое потом, но скопление легких дел, которые мы не делаем вовремя, впоследствии превращается в тяжелый труд. Несрочные и неважные дела. Телефонные разговоры ни о чём, просмотр сериалов, чтобы убить время, бесцельное блуждание в соцсетях и т.д. Конечно, отдых необходим, но если подобные дела съедают львиную долю вашего дня, то это пустая трата времени. Составляем план работы на текущий день. Вечером или же рано утром составьте план рабочего графика на день. Распределите выполнение задач в соответствии с матрицей. Такой план помогает не забывать о запланированных делах, отслеживать их выполнение, а в конце дня вы подведете реальные итоги. Стоит ли проверять почту с утра? Многие именно так начинают рабочий день, но почта- это текучка, а вот просмотр всех полученных писем и написание ответов занимают намного больше времени, чем кажется. Если вы переживаете, что можете пропустить срочное сообщение по работе, обязательно заведите отдельный почтовый ящик. Так вы отсеете все несрочные сообщения, которые можно прочитать и к концу рабочего дня. Сначала самое трудное или неприятное. Все, что важно, но делать не хочется, нужно делать в первую очередь. Оставляя сложные или неприятные задачи на потом, мы, как правило, их так и не выполняем. В результате проблема только усугубляется. Три самых важных дела. Начинайте рабочий день с выполнения 3 самых важных задач. И даже если потом вы не успеете выполнить абсолютно все запланированные дела, вы в любом случае использовали свое время эффективно. Похожие задачи выполняем одну за другой. Например, вам нужно сделать несколько телефонных звонков или написать несколько отзывов, или изучить несколько контрактов. Выполняйте эти задачи по мере их важности и в одном процессе, не прерываясь, пока не закончите. Т.е. сначала только контракты, потом только звонки, потом – отзывы. Дело в том, что особенность человеческой психики такова, что выполняя определенную работу, мы находимся «в потоке». Это помогает работать быстрее и эффективнее. Если же в это время нас прерывают, или мы переключаемся на другую деятельность, то перестройка на решение следующей задачи занимает в среднем до 30 минут. Запасные карманы времени. Расписывая задачи текущего дня, всегда оставляйте про запас час или два. Жизнь корректирует любые планы: некоторые дела могут занять больше времени, чем вы рассчитывали, также могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, которые оторвут вас от работы. Если вы будете иметь время в запасе, вам будет легче справиться с форс-мажорными обстоятельствами. Перерывы. Короткие паузы при переходе от одного дела к другому абсолютно необходимы. Они помогают переключиться и сконцентрироваться на выполнении следующей задачи.