Для неправительственных организаций участие в международных проектах - реальный шанс выйти на новый уровень, заявить о себе не только в Молдове, но и за рубежом, наладить контакты с иностранными инвесторами, значительно расширив перспективы взаимовыгодного сотрудничества. В то же время, участие в одном проекте с несколькими партнерами порождает ряд сложностей, связанных с культурными, финансовыми, организационными вопросами. Возможно ли предусмотреть все риски, связанные с большими проектами? Каким обещаниям нельзя доверять и что делать, если нарушаются договоренности? Как преодолеть разногласия и принять конструктивное решение? Эксперт по привлечению международных грантов и основатель компании finantare.md Ольга Мельничук о том, как минимизировать риски больших проектов. Who is Who: правило четкого распределения ролей и обязанностей Можно избежать многих сложностей, если уже на этапе написания заявки четко разграничить вклад каждого из участников в написание проекта и их последующие роли в достижении поставленной цели. Так, допустим, в заявке вы отмечаете, кто из партнёров разрабатывал матрицу проекта, а кто рассчитывал бюджет и т.д. Здесь главное показать, что все партнеры в той или иной мере учувствовали в разработке заявки. Также важно точно описать кто из партнёров за что ответственен. Например, вы несете ответственность за организацию определенных мероприятий, другой партнер отвечает за исследовательскую деятельность в проекте, а третий же осуществляет общий менеджмент проекта, распределение полученных средств и отвечает за финансовую отчетность. Вы пошагово расписываете весь процесс реализации совместного проекта, с указанием сроков, исполнителей, ожидаемых результатов, а также инструментов внутреннего мониторинга. В итоге донор получает полную картину процесса взаимодействия участников: становится ясно, что каждый партнер четко представляет свою роль и ответственность в реализации проекта. Четкое распределение ролей позволяет в дальнейшем избежать межпартнёрских конфликтов. И здесь есть следующая тонкость, от которой зависит многое: являетесь вы автором концепции, или же вас пригласили участвовать в уже разработанном проекте? В том случае, если вы подключаетесь к уже разработанной концепции, вы должны ясно понимать, что ваши действия, полномочия и выгода от участия в проекте четко «задана» рамками заключенных партнерских соглашений. В некоторых случаях, ради участия в международном проекте, организации заранее соглашаются на не совсем выгодные для них условия, полагая, что можно изменить часть соглашений в ходе проекта. И это – ошибка: исполнению подлежит только то, что предусмотрено договором, заключенным с донором. Непонимание этого приводит к недовольству друг другом, «перетягиванию одеяла на себя», необоснованным претензиям, в том числе и финансовым, которые способны загубить проект. Что написано пером… Конфликты возникают и там, где не учитывается различие культур и менталитета партнеров. Так, зачастую участники из постсоветских стран чрезмерно полагаются на устные договоренности. Но если принимается какое-либо решение в ходе проекта, оно должно быть «запротоколировано». Вообще, с момента заключения грантового контракта любая деятельность должна иметь письменное подтверждение – протоколы заседаний, отчеты, е-mail, фото и т.д.; даже самые незначительные расходы должны иметь подтверждение – кассовые чеки, налоговые накладные, объяснительные записки, и т.п. Возьмите за правило собирать абсолютно все чеки и бумаги с первого же дня реализации проекта и храните их до того момента, пока проект не завершится и не будет «принят» донором, а иногда и после этого в течение нескольких лет, в зависимости от требований донора. Особенно важно это в тех случаях, когда в проекте участвует несколько стран. Так, если вы обсудили вопрос с партнерами по скайпу или по телефону, сразу после этого отправьте письмо примерно со следующим текстом: «В ходе нашего телефонного разговора было решено, что…. В соответствии с этим, мы…. Подтвердите…». Ответ послужит страховкой в том случае, если из-за этого решения возникнут проблемы, а также будет доказательством в вашу пользу при проведении внешнего аудита. Некоторые грантовые контракты по объему похожи на книги и написаны на английском. Не жалейте денег на качественный перевод; не полагайтесь на комментарии и разъяснения других участников. Поставив свою подпись, вы обязуетесь выполнить каждый пункт договора, даже в том случае, если он будет совершено не в вашу пользу. Так, допустим, договор предусматривает 10% со-финансирования всех видов деятельности странами-участниками. Вообще, с разрешения донора, со-финансирование может быть предоставлено как вклад в «натуральном» выражении (in kind contribution): в виде техники, залов для конференций и др., - на что обычно и рассчитывают организации. Но если со-финансирование, в соответствии с договором, представляет собой только финансовый вклад, то это уже невозможно изменить, даже если партнеры, приглашающие вас принять участие в проекте, уверяют, что найдут другое решение и вы сможете обойти это условие. Тщательно изучите все требования к со-финансированию: проценты, валюту, в которой вы должны его предоставить, сроки, линии бюджета и т.д. В противном случае, для вашей организации проект может стать убыточным предприятием, которое вам придется «вытянуть» любой ценой, чтобы не лишить себя будущих перспектив, угодив в «черный список». Менеджмент – краеугольный камень проекта Хорошая концепция и грамотный пошаговый план проекта поможет выиграть грант, но реализовать его невозможно без качественного менеджмента. И здесь возникают сложности. Менеджер – прежде всего хороший управленец, администратор, который держит под контролем все линии проекта, оценивает результативность выполняемых действий, вовремя отслеживает проблемы, находит эффективные решения. Более того, на плечи менеджера ложится ответственность за координацию действий всех партнеров по проекту и общение с донором. Логично было бы приглашать на эту должность профессионалов, как например, происходит в Румынии. Но Молдова пока далека от данной практики, и иногда это приводит к печальным последствиям. Провал проектов в большинстве случаев связан именно с неспособностью организовать качественное управление. Возвращаясь к разнице культур, в одном из крупных международных проектов, где с нами участвовало еще 6 стран, за менеджмент отвечала Болгария – ведущий партнёр. Помню, нам приходилось писать рапорты буквально по каждому действию, бесконечное количество писем и телефонных разговоров, что, честно говоря, даже немного раздражало. Но в действительности такие «жесткие рамки» позволяли держать под контролем деятельность каждого из партнеров, вовремя проверять соответствие действий с планируемыми результатами и т.д. Важно учитывать и такой пункт, как «Оценка» (evaluation), т.е. внешний аудит проекта, который проводят независимые компании. В отличие от внутреннего мониторинга проекта, внешний аудит может стать очень серьезным испытанием. Компании по аудиту не только оценивают, были ли потрачены средства в соответствии с заявленными в бюджете проекта расходами, но и дает оценку тому, насколько оправданы траты, не завышены ли цены на услуги, которыми вы воспользовались и др. Ни в коем случае нельзя упускать из виду «Видимость» (visibility) проекта. Крупные доноры финансируют проекты безвозмездно, но при этом заинтересованы в том, чтобы вы продвигали их имидж (наклейки, постеры, баннеры и т.д.). Многие доноры разрабатывают специальные гиды (visiblity manuals), в которых указаны даже такие детали, как размеры и расположение логотипа на презентационных материалах, требования к оформлению баннеров, которые должны использоваться при проведении мероприятий, и пр. Если вы упустили этот момент и, допустим, опубликовали пособия без логотипа донора, то эти пособия скорее всего не будут приняты к покрытию средствами из проекта. И если вы не сможете провести их по линии своего со-финансирования, все расходы лягут на ваши плечи как неоправданные затраты в рамках проекта. И в заключение о рисках, которые часто сопровождают большие проекты. Например, вы хотите реализовать проект, защищающий права матерей-одиночек. Конечная цель – утверждение правительством поправок к Трудовому кодексу. Однако не существует стопроцентной гарантии, что цель будет достигнута по завершении проекта. В таком случае в заявке прописываются риски, т.е. вы пишете, что если поправки не будут одобрены в 2015, вы продолжите бороться за права матерей-одиночек, предоставляя юридические консультации, реализуя социальные кампании, организуя тренинги и круглые столы, и т.д. Важно предоставить варианты решений. Донор, готовый финансировать данный проект, будет проинформирован о существующих рисках и способах их минимизации. Он сможет выбрать тот вариант действий, который считает наиболее результативным, и предоставить запрашиваемое финансирование. Главное, предложить качественные решения.